Remplir les contrats numériques : publipostage avec Word, PDF remplissables, alternative ?

Par Helori Lanos
Publié le
Rédiger un contrat numérique pour un client ne pose pas vraiment de difficulté. Mais ré-écrire ce même contrat pour deux, dix, cent clients ? Comment s'assurer que ce travail est bien fait sans y passer tout son temps ? Car oublier de changer un nom peut avoir de lourdes conséquences...
Remplir les contrats numériques : publipostage avec Word, PDF remplissables, alternative ?
Qu'il s'agisse d'un contrat, d'un courrier type ou encore d'une facture, il est courant de se créer des modèles de documents prêts à être ré-utilisés. Parmi les pratiques courantes, on retrouve le bon vieux fichier Word sur un serveur partagé, ou encore le PDF remplissable pour ceux qui seraient allé plus loin.

Comment suivre les mises à jour de ces modèles ? Comment savoir qui les a modifiés et quand ? Comment se souvenir, en premier lieu, du sous-sous-sous dossier dans lequel le document se trouve, et de son nom ? Enfin, comment expliquer cela à votre nouveau collaborateur arrivé hier, et qui doit se familiariser avec vos habitudes de travail ?

Le choses se compliquent encore lorsqu'il faut passer au remplissage du contrat. Vous allez devoir remplir les blancs du document avec les informations de votre signataire. Et bien sûr, il ne faudra pas en oublier sous peine d'invalidité du contrat, ou pire, d'y laisser les informations du client précédent qui vous a servi de modèle !

Dans le cas d'un document PDF remplissable, ces champs sont a priori clairement identifiables. Dans un fichier Word, c'est déjà moins évident. Mais surtout, où allez-vous chercher les données de votre signataire ? Dans votre base de données clients ? Votre CRM ? Votre carnet d'adresse Outlook ? Sur internet ? Et vous devrez procéder ainsi pour chaque client, et tout recommencer à la prochaine vague de contrats à transmettre ? Pas très séduisant...

My Simple Contract répond à l'ensemble de ces contraintes avec une solution complète de gestion des contrats. Vos modèles sont saisis directement au format texte grâce à une interface simple et intuitive. Vous pouvez repérer les champs à remplir grâce à des mots-clés prêts à être insérés.

Vous pouvez aussi synchroniser votre base de contacts, de sorte que vos contrats seront remplis automatiquement avec leurs données. Et si jamais vous n'avez pas envie de saisir le texte de vos contrats, il est aussi possible de charger un fichier PDF existant et de positionner les champs à remplir sur le même principe.

Vous savez donc toujours où se trouvent vos modèles de contrats, les données de vos signataires restent à jour, et créer un contrat se fait en quelques clics et sans erreur. Une belle façon de gagner du temps, agréable à utiliser, et simple à transmettre !
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